P-Call GmbH & Co. KG

Wer wir sind

Die P-Call GmbH & Co. KG ist Full-Service-Dienstleister für Business Prozess Outsourcing am Standort Stuttgart. Unsere Geschäftskunden beauftragen uns mit Call Center Dienstleistungen und BackOffice Aufgaben und sorgen somit für eine Entlastung des eigenen Personals und einer spürbaren Kostensenkung.

Das Ergebnis unserer Suche: easybill

Seit unserer Firmengründung im Sommer 2013 nutzen wir ununterbrochen easybill für die Abrechnung unserer Kommunikationsdienstleistungen. Wir haben uns seiner Zeit nach umfangreichen Tests verschiedener Faktura Programme für easybill entschieden.

Als Call Center für Business Process Outsourcing (BPO) waren wir auf der Suche nach einer einfachen und umfangreichen Lösung zur Abrechnung. Zunächst wurden alle Rechnungen händisch erstellt. Der Fokus lag jedoch auf der Automatisierung dieser Prozesse. Daher war uns bereits 2013 eine umfangreiche API-Schnittstelle wichtig, um für künftige Automatisierungen gewappnet zu sein.

easybill bietet uns immense Möglichkeiten

Die Möglichkeiten, die uns mit easybill geboten werden, sind im Vergleich zu den Mittbewerbern immens. Wir schätzen vor allem die Zuverlässigkeit und die intuitive Benutzerführung, die in easybill integriert ist. Durch den Cloud Charakter können wir plattformübergreifend problemlos von jedem Endgerät auf unsere Abrechnungsdaten zugreifen.

Die Abrechnungen werden mittlerweile ausschließlich über easybill erstellt und verwaltet. Da wir im Hintergrund mit externen Dienstleistern zusammenarbeiten und diese auch aktuell auf Daten unserer Rechnungen zugreifen müssen nutzen wir diverse Schnittstellen, um den Abrechnungsprozess so einfach wie möglich umzusetzen. Unsere Buchhaltung arbeitet derzeit komplett cloudbasiert und digital. Sämtliche Belege werden von uns elektronisch erfasst und in easybill unter dem jeweiligen Kundenstamm abgelegt. Durch diese Maßnahme ist es uns gelungen unsere Buchhaltung nahezu papierlos umzustellen. Listen und Ausdrucke gehören der Vergangenheit an. Wenn es um Auswertungen oder Übersichtslisten geht, können die betroffenen Teammitglieder sich diese bei Bedarf und Berechtigung direkt aus der easybill Cloud herunterladen.

Automatisierung dank Schnittstelle (API)

Seit 2021 kommt bei uns auch die API zum Einsatz die Rechnungen aus unseren eigenen Systemen heraus automatisch über easybill erstellt und an die Kunden verschickt. Die API liefert dazu Rohdaten aus unserer Telefonanlage an eine interne Datenbank auf unserem Server. Dort werden die Daten mit den Kundendaten aus easybill verknüpft und die entsprechenden Beträge abgerechnet. Die fertigen Abrechnungsdaten gelangen im Anschluss über die API wieder zu easybill wodurch daraus die fertigen Rechnungen im PDF-Format erstellt und direkt an die Kunden verschickt werden.
Durch diesen Prozess konnten wir die Buchhaltung spürbar entlasten und unsere Kosten in diesem Punkt um ein Vielfaches reduzieren da mittlerweile nur noch der halbe Personalaufwand anfällt.

Bankkontenabgleich sorgt für Effizienz

Eine besondere Erleichterung ist für uns der neu eingeführte automatisierte Bankkontenabgleich. Dazu haben wir in easybill unsere Onlinebanking Zugangsdaten hinterlegt. Mehrmals täglich ruft die Anwendung sämtliche Buchungen unserer Konten ab und gleicht diese direkt mit erstellten und offenen Rechnungsbeträgen ab. Erkannte Beträge werden direkt verknüpft und müssen nur noch einmal bestätigt werden. Zuvor musste täglich ein Teammitglied unserer Buchhaltung umständlich die Zahlungseingänge mit den offenen Rechnungen vergleiche und dann die Abrechnungen als bezahlt markieren. Durch diesen Prozess läuft dies fast von ganz allein.

Herausragender easybill Support

Bei Fragen oder Problemen nutzen wir sehr gerne den Support, der uns stets helfend und kompetent unter die Arme greift. Das Supportteam von easybill besteht aus langjährigen, erfahrenen Personen, die Ihr Handwerk verstehen. Wir können die Anwendung jedem Unternehmer empfehlen, der eine Software sucht, die Abrechnung einfach und unkompliziert macht.

Mark Petzold
Geschäftsführer Vertrieb + IT, P-Call GmbH & Co. KG