sværm GmbH

1. Das Leben vor easybill

Ich will gar nicht lang um den heißen Brei herumreden: Die Buchhaltung und ich sind keine Freunde.

Im Studium gab es ein Modul, das war zusammengesetzt aus der „klassischen“ Buchhaltung, Public Law und Cost Accounting. Zum Bestehen des Moduls brauchte es mindestens 50% der insgesamt möglichen Punkte. Mit Bestnoten in Public Law und einem Grundverständnis von Cost Accounting hat es gerade so gereicht, um durch den Kurs durchzuschlittern wie ein Autodach unter einem zufallenden Schlagbaum, der eigentlich nur den Vordermann durchlassen sollte.

Natürlich würde sich meine destruktive Einstellung gegenüber der Buchhaltung irgendwann rächen. Vielleicht nicht heute, nicht morgen, aber irgendwann.

Als ich als Digital Marketing Manager bei der svaerm GmbH eines Tages ein neues Projekt aufsetzen sollte, musste ich ein Angebot erstellen. Ohne Vorlage, nur mit Microsoft Word. Zu diesem Zeitpunkt wusste ich noch nichts von easybill und in unserem kleinen, jungen Unternehmen gab es noch keine Fachabteilung für die Buchhaltung.

Die Angebotserstellung inklusive aller Formeln, Korrekturen und Formalitäten war schmerzhaft, ineffizient und auch ein kleines bisschen peinlich.

2. Der Weg zu easybill

Von easybill erfahren habe ich durch einen totalen Zufall. Wir haben mit einer Influencerin kooperiert, an deren Rechnung irgendetwas nicht passte. Die Umsatzsteuer-ID fehlte, glaube ich. Zur Abstimmung, ob jetzt alles in Ordnung sei, schickte sie mir einen Screenshot aus dem Backend von easybill.

„Rechnungen, Angebote und Lieferscheine in nur wenigen Klicks mit easybill“, dachte ich, „das klingt doch wie für mich gemacht!“ Kurz auf der Website umgeschaut und beim Support angerufen, sprach ich mit Daniel Großkopf, bei dem ich eine telefonische Einweisung erbat.

„Mit easybill verzeichnen wir eine enorme Effizienzsteigerung und die Dokumente sind bis auf sehr wenige Ausnahmen fehlerfrei – obwohl wir noch nicht alle Funktionen vollständig nutzen.“

3. Onboarding

Ich habe aber keine „telefonische Einweisung“ bekommen – das wäre definitiv das falsche Wort. Von einem ganzheitlichen Onboarding zu sprechen, das Ist Besser: Daniel Großkopf hat die meisten der Einstellungen für uns konfiguriert, das Ganze auf Zuruf. Am lebenden Modell hat er gleich erklärt, was er warum wo einbindet und wie wir es bei Bedarf selbst anpassen können.

Im Prozess hat er abgefragt, nach welchem System unsere Agentur Angebots- und Rechnungsnummern vergibt, ob wir nur Dienstleistungen oder auch Produkte verkaufen, ob wir mit festen Stundensätzen kalkulieren, wie viele Rechnungen wir im Monat durchschnittlich schreiben und ein paar weitere Details. Von unserer Art Direktion hat Daniel Großkopf das svaerm Briefpapier und die Schriftarten bekommen, damit alle Dokumente konform mit der Corporate Identity sein würden.

Nach einer Stunde Setup und einer weiteren halben Stunde kosmetischen Korrekturen – wie sich das für eine designkompetente Online Marketing Agentur gehört 😉 – war das komplette Onboarding abgeschlossen und wir konnten direkt mit der Software arbeiten.

4. Unsere Vorteile mit easybill

• Schnelle Einarbeitung: Auch meine Kollegen, die nicht am Onboarding teilgenommen haben, fanden sich super schnell zurecht. Die Bedienung des Drag&Drop-Builders ist sehr intuitiv.
• Weniger Fehlerquellen: In Angeboten und Rechnungen ohne easybill können sich Rechenfehler einschleichen oder das Dokumentenlayout kann durch Fehlbedienung „zerschossen“ werden. easybill übernimmt das Rechnen fehlerfrei und die Dokumente sehen immer gut aus.
• Große Zeitersparnis: Angebote aufzusetzen geht viel schneller als über den „manuellen“ Weg. Man kann Textbausteine, aber auch Produkte und Leistungen vorkonfigurieren und jederzeit aus dem Zwischenspeicher laden. Rechnungen können auf Grundlage von Angeboten erstellt werden, sodass nur die Leistungsumfänge angepasst werden müssen, falls nicht alle Leistungen genauso erbracht wurden wie angeboten.
• Einfache Korrekturen: svaerm ist die Online Marketing Agentur, die mitdenkt. Deswegen ändert sich oft etwas am ursprünglichen Briefing, oder unsere Kunden buchen gegen Ende der Verhandlungsphase noch etwas dazu. Mit easybill fühlen sich Korrekturen nicht mehr an wie die „offene Herzoperation, Microsoft Word Edition“, sondern es geht eigentlich ganz easy.
• Übersicht von überall: Die Dokumente liegen geschützt in einer Cloud. Sie können nach Login von überall browserbasiert aufgerufen werden, selbst von unterwegs über das Smartphone. Das Steuerbüro kann zugreifen und unser Vertrieb nutzt den Speicher als „zweite Ablage“ zur vereinfachten Abstimmung.
• Hoher Individualisierungsgrad: Benutzerdefinierte Leistungsbausteine und Textauszüge, eigenes Briefpapier, Layout nach Vorgaben, intelligente Verfahren zur Vergabe von Kunden-, Angebots- und Rechnungsnummern u.V.m. passen sich unseren Anforderungen und Prozessen an.
• Erstklassiger Support: Daniel Großkopf hat uns ausgezeichnet durch das Onboarding begleitet. Aber auch danach waren und sind er und seine Kollegen immer für uns da. Wir hatten gewünscht, dass eine zweite Listenebene für Aufzählungen implementiert wird. Beim nächsten Update von easybill war das Feature umgesetzt und wir wurden informiert. Auch durch die Umstellung der Mehrwertsteuer von 19% auf 16% während der Coronakrise hat man uns begleitet.
• Faire Preise: easybill ist günstig und die Pakete wachsen mit der Größe des eigenen Unternehmens.

5. Keine Nachteile mit easybill

• Unverändert chic: Der Support betont zwar gelegentlich gegenüber unseren hohen Ansprüchen, dass easybill keine Designsoftware ist, aber wir haben keinen Grund zu klagen. Unsere Angebote und Rechnungen sehen genauso aus wie zuvor, als sie noch stundenlang in Word zusammengesetzt wurden – aber es geht eben viel schneller.
• Alle Formalitäten stimmen: Die Dokumente erfüllen die Anforderungen des Gesetzgebers und interne Besonderheiten können verlustfrei abgebildet werden, sofern bei der Bedienung keine grobe Fahrlässigkeit begangen wird.
• Es geht auch analog: Die lokale in-house Ablage kann wie gewohnt weiter gepflegt werden. Alle Dokumente können ins PDF-Format exportiert und gedruckt werden.

6. Abschlussstatement

Dank easybill ist die Buchhaltung zwar nicht zu meiner Leidenschaft geworden, aber sie ist fairerweise viel, viel erträglicher als bisher. Das Gesamtpaket easybill hat uns so sehr überzeugt, dass es unser Partnerunternehmen Mai Communications – Agentur für Markenkommunikation und Design, gegründet 2000 – ebenfalls eingeführt hat.

Wir müssen dazu sagen, dass unser Nutzungsgrad bei maximal 30% liegt. easybill kann noch Vieles mehr. Zum Beispiel gibt es einen In-App-Emailversand, ein automatisiertes Mahnwesen, eine DATEV-Schnittstelle, eine Reihe von Erweiterungen für Online-Shops und so weiter…

Obwohl wir nur einen Teil der Funktionalitäten nutzen, hat sich die Investition vielfach zurückgezahlt – bei beiden Agenturen.

In einer kleinen Dankesrede beim Weihnachtsessen hat die Geschäftsführung meinen Einsatz für die Einführung von easybill vor der gesamten Belegschaft honoriert. Diese persönliche Anerkennung hat mich sehr gefreut und ich teile diese Freude gern mit easybill in Form dieser Erfolgsgeschichte.

Meine Empfehlung für Ihr Unternehmen: Führen Sie easybill ein. Lassen Sie die „Digitalisierung“ im Digitalisierungs-Entwicklungsland Deutschland kein leeres Buzzword sein, sondern beginnen Sie jetzt – mit digitalen Angeboten und Rechnungen.

7. Über den Autor

Maxim Bollig arbeitet als Digital Marketing Manager bei svaerm, einer Frankfurter Online Marketing Agentur mit Kernkompetenzen in der Vermarktungsstrategie und im Content Marketing. Die Agentur wurde 2018 gegründet mit der Mission, Schwärme von Followern um Marken zu bilden.