Mahngebühren: Was Unternehmen wissen müssen

Ein funktionierendes Mahnwesen ist für Unternehmen jeder Größe entscheidend, um ihre Liquidität zu sichern. Doch welche Mahngebühren sind überhaupt zulässig? Wann gerät ein Kunde in Verzug? Und wie lassen sich Forderungen rechtssicher durchsetzen, ohne dabei rechtliche Risiken einzugehen? Dieser Beitrag liefert einen umfassenden Überblick für Selbstständige, Freiberufler und Unternehmen, die ihre offenen Rechnungen professionell managen wollen.

Wann beginnt der Zahlungsverzug?

Der Zahlungsverzug ist die rechtliche Grundlage, um Mahngebühren und Verzugszinsen überhaupt geltend machen zu können. Entscheidend ist der Unterschied zwischen Fälligkeit und Verzug.

Fälligkeit: Eine Rechnung ist fällig, sobald die Leistung erbracht wurde oder das vertraglich vereinbarte Zahlungsziel erreicht ist.

Verzug: Der Schuldner gerät in Verzug, wenn er nach Fälligkeit nicht zahlt – entweder durch eine Mahnung oder automatisch nach bestimmten Fristen.

Verzug durch Mahnung: Die klassische Variante. Du verschickst nach Fälligkeit eine schriftliche Zahlungsaufforderung. Eine formale “Mahnung” ist dabei nicht zwingend notwendig, auch eine “Zahlungserinnerung” reicht aus.

Automatischer Verzug ohne Mahnung:

• Kalendermäßig bestimmtes Datum: Wird ein konkretes Zahlungsziel genannt (z. B. “zahlbar bis 15.10.2026”), tritt Verzug automatisch am Folgetag ein.
• 30-Tage-Regel: Wenn kein genaues Datum genannt ist, tritt Verzug spätestens 30 Tage nach Zugang der Rechnung ein. Bei Verbrauchern ist dafür ein ausdrücklicher Hinweis auf diese Regel erforderlich. Im B2B-Bereich greift sie automatisch.

Mahngebühren: Was ist erlaubt?

Im deutschen Recht gibt es den Begriff “Mahngebühr” nicht. Gemeint ist der sogenannte Verzugsschaden, den ein Unternehmen ersetzt verlangen darf.

Erstattungsfähige Kosten:

• Porto: Versandkosten für postalische Mahnungen (z. B. 0,85 Euro für einen Standardbrief)
• Sachkosten: Druck, Papier, Umschlag

Nicht erlaubt:

• Verwaltungsaufwand: Intern entstandene Kosten für Personal, Buchhaltung oder IT-Systeme dürfen nicht berechnet werden.
• Pauschalen ohne Bezug zur Realität: Eine Mahngebühr von 5 oder 10 Euro, wie sie teils von großen Anbietern erhoben wird, ist nicht zulässig.

Gerichtliche Praxis: Beträge zwischen 2 und 3 Euro wurden als angemessen anerkannt, sofern sie die tatsächlich entstandenen Sachkosten abbilden.

Die 40-Euro-Pauschale bei B2B-Geschäften

Bei Geschäften zwischen Unternehmen oder mit öffentlichen Stellen gilt eine Sonderregel: Der Gläubiger kann eine Pauschale von 40 Euro verlangen, sobald der Schuldner in Verzug gerät.

• Nachweis nicht erforderlich: Die Pauschale wird unabhängig vom tatsächlichen Aufwand gewährt.
• Zusätzlich zu Verzugszinsen: Sie tritt nicht an deren Stelle, sondern ergänzt diese.
• Verrechnung mit Inkassokosten: Die Pauschale kann auf andere Schadensersatzansprüche angerechnet werden.

Verzugszinsen korrekt berechnen

Neben den Mahnkosten dürfen auch Verzugszinsen erhoben werden. Diese sind gesetzlich geregelt:

• Verbraucher (B2C): 5 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz
• Unternehmen (B2B): 9 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz

Inkassokosten: Was darf auf den Schuldner umgelegt werden?

Wenn interne Mahnungen erfolglos bleiben, beauftragen viele Unternehmen ein Inkassobüro. Die Kosten dafür sind grundsätzlich erstattungsfähig, aber nur unter bestimmten Voraussetzungen:

• Erforderlichkeit: Die Beauftragung muss objektiv notwendig sein. Eine hausinterne Mahnabteilung als Inkassobüro auszugliedern, reicht nicht.
• Angemessenheit der Kosten: Die Gebühren dürfen nicht höher sein als die eines Rechtsanwalts nach dem RVG.

Gerichte haben immer wieder unzulässig hohe Inkassogebühren kassiert. Unternehmen sollten daher genau prüfen, ob die Forderungen ihres Dienstleisters rechtlich haltbar sind.

SCHUFA-Meldung: Mit Vorsicht zu genießen

Ein negativer Eintrag bei der SCHUFA kann für Schuldner gravierende Folgen haben. Umso wichtiger ist es, dass Unternehmen diese Maßnahme rechtlich korrekt einsetzen.

Zulässigkeit nur unter engen Voraussetzungen:

• Die Forderung muss unbestritten sein
• Der Schuldner muss mindestens zweimal schriftlich gemahnt worden sein
• Zwischen erster Mahnung und SCHUFA-Meldung müssen mindestens vier Wochen liegen
• Der Schuldner muss ausdrücklich und rechtzeitig auf die bevorstehende Meldung hingewiesen werden

Praxistipps für ein rechtssicheres Mahnwesen

• Nutze eindeutige Zahlungsziele in Angeboten und Rechnungen
• Dokumentiere Versand und Zugang jeder Mahnung
• Halte dich an gesetzliche Fristen und informiere dich über aktuelle Basiszinssätze
• Vermeide willkürliche Mahngebühren – orientiere dich an den realen Kosten
• Setze Inkasso und SCHUFA-Meldungen nur dann ein, wenn sie rechtlich zulässig und notwendig sind

Mahngebühren sind ein legitimes Mittel, um Zahlungsausfälle zu vermeiden, allerdings nur im Rahmen der rechtlichen Vorgaben. Wer korrekt mahnt, bleibt nicht auf seinen Forderungen sitzen und wahrt zugleich ein professionelles Verhältnis zum Kunden. Unternehmen sollten ihr Mahnwesen daher nicht dem Zufall überlassen, sondern systematisch und rechtssicher aufstellen.